Belgelendirme Öncesinde Ön Denetim

Belgelendirme denetimi, kurumun aylar süren hazırlığının birkaç gün içinde değerlendirildiği bir süreçtir. Bu değerlendirmeye hazırlıksız girmek, kolayca giderilebilecek eksiklerin uygunsuzluk olarak kayda geçmesine ve belgelendirme sürecinin uzamasına neden olabilir.

Ön denetim, belgelendirme kuruluşunun kullanacağı yöntemle yapılan bağımsız bir değerlendirmedir. Dokümanlar, kayıtlar ve saha uygulamaları standart şartlarına göre incelenir, çalışanlarla görüşülür ve bulgular önem derecesine göre sınıflandırılır. Böylece kurum, denetim gününde karşılaşacağı tabloyu önceden görür ve eksiklerini zamanında giderir.

İç denetimler sistemin vazgeçilmez bir parçasıdır, ancak kurum içindeki denetçiler süreçlere ve kişilere yakın oldukları için bazı uygulamaları olağan kabul edebilir. Dışarıdan bakan bir denetçi ise alışkanlığa dönüşmüş uygulamaları sorgular ve kurumun kendi içinden göremediği boşlukları fark eder. Ön denetimin belgelendirme denetiminden yeterli süre önce yapılması da önemlidir; denetimden birkaç gün önce yapılan bir değerlendirme eksikleri gösterse de onları giderecek zamanı bırakmaz.

Ön denetimin asıl değeri, raporun ardından yapılan çalışmalarla ortaya çıkar. Bulgular giderildiğinde ve sahada doğrulandığında kurum, belgelendirme denetimine yalnızca eksiklerini tamamlamış olarak değil, sistemini kendi yöntemleriyle yönetebildiğinin kanıtıyla girer. Özellikle gıda güvenliği standartlarında kritik tedarikçilerin de değerlendirmeye dahil edilmesi, kurumun tedarik zincirini kontrol altında tuttuğunu gösterir.