Belgesi Olan Ama İşlemeyen Yönetim Sistemleri

Belgelendirme hedefiyle başlayan projelerde öncelik çoğu zaman denetçinin soracağı sorulara yanıt hazırlamaktır. Prosedürler standardın madde sırasına göre yazılır, formlar şartları karşılayacak biçimde tasarlanır. Ortaya çıkan yapı denetimi geçer, ancak işletmenin günlük akışıyla örtüşmez. Çalışanlar işi bildikleri gibi yapmaya devam eder, kayıtlar ise denetim yaklaştığında toplu hâlde tamamlanır.

Her yeni standart kendi formlarını ve kayıt düzenini getirdiğinde aynı bilgi farklı belgelere tekrar tekrar yazılır. Kayıt yükü arttıkça çalışanlar kaydı işin bir parçası olarak değil, işin önündeki bir engel olarak görmeye başlar ve kayıtların güvenilirliği azalır. Sistemin sahibi yalnızca kalite birimi olarak görüldüğünde ise diğer birimler kendilerini denetlenen taraf olarak konumlandırır; düzeltici faaliyetler süreç sahiplerinin değil, kalite biriminin takip ettiği bir listeye dönüşür.

İşleyen bir yönetim sistemi ise kendini günlük işleyişte gösterir. Süreç sahipleri kendi göstergelerini bilir ve yorumlar, yönetim gözden geçirme toplantılarında alınan kararlar bir sonraki toplantıda sonuçlarıyla birlikte konuşulur, kayıtlar işin yapıldığı anda tutulur ve iç denetimler yalnızca uygunsuzluk aramak için değil, iyileştirme fırsatlarını görmek için yapılır. Bu tablo, duvarda asılı bir belgeden çok daha fazlasını anlatır.

Kalıcı bir sistem, standardın maddelerinden değil kurumun gerçek süreçlerinden yola çıkar. İşin nasıl yapıldığı yerinde anlaşıldığında standartların beklentileri bu akışın içine doğal biçimde yerleşir, birden fazla standardın aynı bilgiyi istediği noktalarda tek kayıt yeterli olur ve sorumluluk süreç sahiplerine geçer. Böyle kurulan bir sistemde belge, işleyen yapının doğal bir sonucu hâline gelir.